3. Publicación de libros

Por libro se entiende cualquier publicación no periódica, que se pretenda publicar con registro ISBN y que tenga, en su versión diagramada, más de 48 páginas, sin importar si se divulga impreso en papel o en medio electrónico. Por libro también se entiende un testimonio escrito de la producción académica de la Universidad, que durante un par de décadas servirá, no sólo para divulgar conocimiento, sino, además, como factor promocionador de la presencia de la Universidad en el medio social. Finalmente, por libro también se está entendiendo el resultado de un trabajo, por lo general, exigente y perseverante del autor o de los autores que amerita especial cuidado de edición.

3.1. Comités editoriales de las unidades académicas.

3.1.1. Las unidades académicas que adelanten procesos de edición deben contar con un comité editorial propio. Las unidades académicas corresponden a las nueve facultades de la Universidad, el CIDER, el CIFE y la Escuela de Gobierno.

3.1.1.1. Ninguna unidad académica diferente de las mencionadas podrá adelantar autónomamente procesos editoriales de publicación de libros. Sus proyectos respectivos deberán tramitarse a través de los comités editoriales de sus facultades o centros.

3.1.2. Funciones del comité

3.1.2.1. Determinar e implementar las políticas de edición propias dentro del marco de la política editorial general de la Universidad.
3.1.2.2. Determinar e implementar indicaciones para la recepción de originales.
3.1.2.3. Fijar disposiciones para la evaluación académica de los originales dentro de los marcos generales de la política editorial de la Universidad. Administrar el proceso de evaluación académica por pares de los originales y avalar su calidad académica como resultado de ese proceso.

3.1.2.4. Implementar los pasos y el control del proceso editorial previstos por Ediciones Uniandes (ver anexo 1).

3.1.2.4.1 El anexo 1 describe en términos generales el proceso de preprensa. Las actividades específicas, su orden, así como los respectivos responsables y los cronogramas tentativos, serán determinados por Ediciones Uniandes y dados a conocer a los comités editoriales de las unidades.

3.1.2.4.2 Estos procedimientos serán revisados anualmente. Cualquier cambio debe ser aprobado por el Comité Editorial de la Universidad.

3.1.2.4.3 En principio, todo proyecto de publicación de libro debe pasar por todos y cada uno de los pasos previstos. Cualquier alteración del proceso previsto debe contar con el aval expreso del Editor General.

3.1.2.5. Comprometer al autor o a los autores en la consecución de los permisos o autorizaciones respectivos que requiera su proyecto de publicación. Ediciones Uniandes prestará el servicio de asesoría jurídica pertinente. (Para asuntos legales generales ver 5.)
3.1.2.6. Acordar con Ediciones Uniandes la contratación del proceso editorial y de impresión.
3.1.2.7. Informar a Ediciones Uniandes sobre los proyectos aprobados.
3.1.2.8. Remitir trece ejemplares de cada título a Ediciones Uniandes: cuatro para el depósito legal, dos para la biblioteca de la Universidad, uno para la biblioteca de Ediciones Uniandes, uno para el registro de obra, uno para el vicerrector de investigaciones, uno para el editor general y tres para representación de Ediciones Uniandes.
3.1.2.9. Acordar con Ediciones Uniandes las condiciones de bodegaje de las publicaciones (número de ejemplares a cargo de las Unidades, número a cargo de Ediciones Uniandes).
3.1.2.10. Informar a Ediciones Uniandes anualmente sobre publicaciones previstas, con el ánimo de coordinar los procedimientos y las actividades respectivas.

3.1.2.11. Si se presenta algún conflicto entre Ediciones Uniandes y el Comité Editorial de la Unidad por la interpretación de alguna norma o indicación de este reglamento, o por alguna medida que tome Ediciones Uniandes o que tome el Comité Editorial de la Unidad, el caso se pondrá en conocimiento del Comité Editorial de la Universidad, quién decidirá sobre el particular.

3.1.3. Constitución del comité editorial

El que cada unidad considere conveniente, teniendo en cuenta las colecciones de libros y las publicaciones seriadas de la unidad respectiva, y su composición en términos de departamentos y de centros. Debe incluir, en todo caso, una persona que sirva como contacto con Ediciones Uniandes y que sea responsable de los trámites pertinentes frente a esta dependencia y frente a su unidad, que podrá tener el cargo de Editor de la unidad respectiva.

3.2. Evaluación académica

3.2.1. Todo texto deberá contar con la respectiva evaluación académica según las normas y procedimientos que cada unidad establezca al respecto. Ediciones Uniandes no comenzará el trámite administrativo de ningún libro que no cuente con este aval escrito.

3.2.2. Las evaluaciones deben estar en función del tipo de texto que se pretende publicar: de investigación, de ensayos, de divulgación de conocimiento, de memorias de congreso o de coloquio, de reimpresión, de tesis de doctorado o de maestría, de documento o cuaderno, de traducción, de manual, de léxico o de diccionarios, de notas de clase, de homenaje, etc. Cada comité editorial desarrollará una clasificación específica del tipo de libros por publicar según sus especificidades disciplinares.

3.2.3. Las normas de evaluación deben ser redactadas por los comités editoriales respectivos y divulgadas entre los posibles autores y profesores.

3.2.4. Sobre índices. En principio, todo libro académico debe complementar la información del índice general con índices específicos sobre conceptos y nombres, fuera de los adicionales que considere conveniente, como por ejemplo de lugares, láminas, sentencias judiciales, etcétera. Dado el caso de que no se prevea acompañar el libro con un índice de conceptos y de autores, se debe justificar expresamente el porqué de esa decisión (ver anexo 3: "Indicaciones sobre índices").

3.3. Protocolo para distribución académica y divulgación.

3.3.1. El comité editorial pedirá al autor una descripción de no más de 250 palabras sobre el contenido del libro, con el ánimo de alimentar al Catálogo General de las publicaciones de la Universidad, así como otras iniciativas de divulgación.

3.3.2. Anexará cinco palabras clave, así como el área o áreas principales del saber a la que pertenece el escrito.

3.3.3. Anexará una lista de 10 bibliotecas o instituciones, con dirección y los datos respectivos, a las que se debe remitir su libro.

3.3.4. Anexará una lista de cinco colegas o personas, con dirección y datos respectivos, a las que se debe remitir su libro, con el ánimo de lograr reseñas, etc.

3.3.5. Esta información deberá estar disponible antes de la impresión del libro, y se remitirá a Ediciones Uniandes.

3.3.6. Es responsabilidad de las unidades académicas adelantar los trámites para los envíos respectivos.

3.4 Indicaciones sobre aspectos editoriales.

3.4.1. Mínimos de diagramación.

Se proponen los siguientes mínimos de diagramación, que se deben respetar, en lo posible, teniendo en cuenta la individualidad de cada proyecto editorial.

3.4.1.1. Márgenes externos suficientemente amplios, lo que permite enmarcar adecuadamente la caja, para así descansar y enfocar la vista, hacer anotaciones y dejar un margen de error para subsanar eventuales problemas de impresión.
3.4.1.2. Márgenes internos suficientemente amplios como para que el libro abierto por la mitad se pueda leer con facilidad y sin forzar la encuadernación.
3.4.1.3. Espacio superior e inferior igual o mayor al de los márgenes.
3.4.1.4. Los textos de varios autores deben tener cornisas en lo posible. En ellas se pondrá la referencia del autor y el título del capítulo (completo o abreviado).
3.4.1.5. En libros de un solo autor no se deben utilizar las cornisas para poner exclusivamente su nombre y el título del libro.
3.4.1.6. Se respetará la ortografía normal y en uso del castellano o de otros idiomas utilizados, en especial, en lo que hace referencia al uso de mayúsculas, minúsculas y tildes.
3.4.1.7. La concepción de la diagramación no puede olvidar que se trata de textos universitarios, que harán parte de fondos bibliográficos nacionales e internacionales. Su diseño debe estar en función del tipo de lector objeto del libro, así como de las tradiciones editoriales de las disciplinas respectivas. Cualquier tipo de innovación en la diagramación tiene que tener una justificación expresa ligada con lo anterior.
3.4.1.8. Sobre el lomo (ver anexo 5, numeral, 2).
3.4.1.9. Todos los libros tendrán páginas de cortesía (la 1 y la 2), así como una página final en blanco o para el colofón. Dado el caso, las de cortesía se podrán utilizar para presentar algún logo o gráfico, así como el nombre de una colección o proyecto editorial.
3.4.1.10. Todos los libros seguirán el siguiente orden en las páginas preliminares:

—    páginas de cortesía y portadilla (si se considera conveniente);
—    frenteportada (si se requiere, se debe utilizar para hacer referencia a la colección o al proyecto editorial);
—   portada (en la que se debe incluir el nombre completo del autor —ya sea el del compilador o coordinador, así como de los otros autores participantes, ya sea el de los traductores, comentadores o anotadores—, el título de la obra y la editorial;
—   página legal —en la que se incluirá en la parte superior una ficha catalográfica establecida por el sistema de catalogación de la biblioteca, y cuyo contenido restante se determinará por Ediciones Uniandes— (ver anexo 4, literal d);
—    dedicatorias, agradecimientos especiales, epígrafes (si los hubiere);
—    prefacios o presentaciones de personas diferentes de los autores (si los hubiere);
—    índice general;
—    abreviaturas, advertencias (si las hubiere);
—    escritos introductorios (prólogo, observaciones preliminares, introducción, del autor o de los autores).

3.4.2. Criterios generales sobre el diseño de carátulas.

3.4.2.1. Consideración preliminar.

En el cuerpo externo y en la carátula de un libro se manifiesta su apariencia física, visual e inmediata, por lo que hace parte de su identidad pública de carácter permanente. De ahí la importancia de su concepción y diseño, que no sólo debe estar enfocado a su divulgación, sino a su constitución como objeto que hará parte de la vida de sus lectores y poseedores. Por lo tanto, en su diseño se deben considerar los siguientes factores:

—  relación con el contenido del libro;
—  relación con la identidad institucional;
—  relación con la identidad disciplinaria;
—  función transmisora y divulgadora de lo anterior;
—  función activadora de atención y de interés por parte del eventual lector;
—  función generadora de reconocimiento por el carácter del libro como objeto estéticamente amable.

Estos aspectos se deben discutir y tener en cuenta en las propuestas y diseños de carátulas y contracarátulas, así como del lomo de los libros. Aunque es difícil determinar reglas sobre el particular (―entre gusto y gusto no hay disgusto‖), siempre es mejor una carátula sobria y sin carga gráfica, que una en la que se utilizan recursos gráficos sin suficiente cuidado en su función. Cuando se usen recursos gráficos, su autor o sus autores deberán quedar convenientemente reseñados, así como todas las indicaciones sobre la procedencia del material y los derechos de copia.

3.4.2.2. Reglas específicas

Cada comité editorial fijará sus propias pautas para el diseño de carátulas, dentro de los siguientes criterios:

3.4.2.2.1. Normas de identidad visual de carátula (ver anexo 5, numeral 1).
3.4.2.2.2. El diseño de cualquier carátula debe ser aprobado por el comité editorial y por Ediciones Uniandes antes de la impresión del libro.
3.4.2.2.3. El presupuesto de cualquier proyecto incluirá un rubro específico para el diseño de carátula.
3.4.2.2.4. En la contracarátula debe aparecer un texto alusivo a la obra, en la que se la describa o en la que se retomen comentarios a modo de reseña sucinta. También podrán aparecer imágenes, siempre y cuando cumplan una función semejante, sin que esto sustituya la reseña respectiva.
3.4.2.2.5. Toda publicación debe incluir en la contracarátula el respectivo código de barras, en fondo blanco. En ningún caso se incluirá el código de barras ni en el lomo ni en la carátula. En el caso de libros con tapas enteladas, se le anexará esta información con calcomanía.
3.4.2.2.6. Si las tapas incluyen solapas, en ellas se deberá incluir información biográfica sobre el autor o autores del libro, como también información sobre las publicaciones de la unidad, si estas referencias no están incluidas en otra parte del libro. En todo caso, no conviene dejarlas en blanco.

3.4.3. Mínimos de encuadernación y de escogencia de papel

3.4.3.1. El libro debe poder mantener, en lo posible, su integridad física durante el tiempo. Por lo tanto, la encuadernación debe permitir múltiples lecturas sin desencuadernarse.
3.4.3.2. Libros extensos se deben encuadernar con folios cosidos o en volúmenes separados.
3.4.3.3. El material de las tapas no se debe ensuciar fácilmente. No conviene utilizar papel acuarela, ni prensados de cartón, etcétera.
3.4.3.4. El material de las tapas debe poderse mantener liso y firme. Se recomienda prever solapas.
3.4.3.5. El tipo de papel se debe decidir en función de los siguientes factores:

—    peso del libro con el fin de disminuir costos de correo;
—    evitar exceso de reflejo de luz en las páginas interiores;
—    evitar transparencia de una página a otra;
—    escoger el gramaje teniendo en cuenta la extensión del texto para no imprimir libros de volumen excesivo;
—    el papel no se debe decolorar en lo posible.